شرکت فن آوران رایانه آرمان ( مجری سامانه مدیریت اسناد نهاد رياست جمهوری )

این شرکت فعالیت خود را از سال 1383 در حوزه طراحی و پياده سازی نرم افزارهای اتوماسیون اداری آغاز نموده و تا کنون توانسته است پروژه های زیادی را در این حوزه با موقیت به انجام برساند. در سال 1394 طراحی سامانه مدیریت اسناد نهاد ریاست جمهوری در دستور کار این شرکت قرار گرفت و اوایل سال 95 این پروژه با موفقیت به بهره برداری رسید .

قابلیتهای کاربردی اسناد در DMS :

1-     امکان ثبت سند با مشخصات مورد نیاز ( عنوان سند – توضیحات متن سند – وضعیت سند:آزاد/تسخیرشده – گروه سند – آدرس سند )

2-     امکان جستجوی سند بر اساس تمام فیلدهای اطلاعاتی .

3-     امکان مشاهده مشخصات سند با کلیک بر روی لینک آن.

4-     امکان تعریف دسته بندی های مختلف توسط کاربران .

5-     هر دسته بندی می تواند زیر دسته بندی دلخواه داشته باشد.

6-      امکان قراردادن سند در یک یا چندین گروه.

7-     امکان تعریف عملیات مختلف روی اسناد توسط کاربران (آزاد سازی – آپلود – ایجاد – تصحیح – تسخیر )

8-     امکان مشاهده سوابق عملیاتی روی هر سند

9-     امکان مشاهده نسخ مختلف هر سند

10- ایجاد نسخه جدید از هر سند پس از تسخیر و تغییر توسط کاربران مجاز

11- امکان مشاهده و برداشت لینک سند جهت استفاده در دیگر سامانه های کاربردی

12- امکان ایجاد پیوستهای مختلف برای یک سند

13- هر سند می تواند توسط افراد مجاز در سامانه تسخیر گردد .

14- اسناد تسخیر شده فقط توسط خود تسخیر کننده و یا کاربر با سطح دسترسی بالاتر آزاد گردد.

15- اسناد تسخیر شده فقط قابل مشاهده توسط سایر کاربران می باشد تا زمان آزاد سازی و ثبت نسخه جدید سند.

16-  هر گونه تغییر سند و ایجاد نسخه جدید توسط سیستم بصورت اتوماتیک نسخه گذاری می شودو زمان مربوطه ثبت میگردد.

17- تمامی نسخ قبلی سند همراه با اطلاعات مربوطه در سابقه سند موجود می باشد.

18- ثبت اتوماتیک آی پی بازدید کنندگان و امکان گزارش گیری از آنها.

19- امکان تولید pdf توسط سامانه از اطلاعات فرمها و یا گزارشات html.

20- امکان گذاشتن امضای دیجیتال در فایلهای pdf   ایجاد شده توسط سامانه.

21- امکان گرفتن خروجی های مختلف از اطلاعات سامانه به word و excel  و Html  و ...

زبان برنامه نویسی این سامانه php و بانک اطلاعاتی آن بصورت پیشفرض mysql  می باشد و قابلیت اتصال به همه بانکهای اطلاعاتی استاندارد را دارد.

با توجه به توضیحات ارائه شده مشخص می شود که این سامانه کلیه مشخصات و قابلیتهای يک سامانه مدیریت اسناد ( DMS ) استاندارد را دارد. از دیگر قابلیتهای این سامانه چند زبانه بودن آن است و باتوجه به طراحی فوق هیچ محدودیتی برای انتخاب سرور و یا سیستم عامل ندارد.  

قابلیتهای فنی سامانه مدیریت اسناد شرکت آرمان   :

      پياده سازی پروژهسامانه مدیریت الكترونيكي اسناد با قابلیتهای زیر :

1- Web Access : دسترسی به سیستم DMS از طریق وب، قابلیت استفاده توسط انواع مرورگرها، قابلیت مدیریت راهبری و کاربری تحت وب

2- Search  :  قابلیت جستجوی پیشرفته بصورت Full Text و همچنین قابلیت جستجو بر روی متادیتاها

2- Language Localization : پشتیبانی از چندین زبان

3- Need to Independent  Browser  : مستقل از مرورگر خاص

4- Multi-Layer Access Control : کنترل دسترسی چند لایه

5- Document History   نگهداری و مدیریت تاریخچه اسناد

6- Database Compliance : تطابق با بانکهای اطلاعاتی

7- Open Source Platforms : دارای متن باز

8- Service Orieneted Architecture (SOA) model : پشتیبانی از معماری سرویس گرا (SOA)

9- SSL Support  :  پشتیبانی از SSL

10- Alerts and Notification : هشدارها و اعلان ها

11- XML Support : پشتیبانی از XML به هنگام انتقال داده به سایر سیستمها

12- Records Management Software  :  مدیریت آرشیو رکوردهای مستندات شامل نگهداری پیشرفته رکوردها و تهیه سیاست ها و استراتژی ها برای اسناد کاغذی و الکترونیکی

13- Calendar  : تقویم شمسی و قابلیت تغییر تقویم از فارسی به میلادی و برعکس

14- Document Version Control :  نرم افزار کنترل نسخه اسناد قابلیت Chck in/check out را بر روی اسناد فراهم میکند تا از overwritten و پاک شدن جلوگیری شود

15- Document Scanning and Imaging : پشتیبانی از انواع اسکنرها به منظور پشتیبانی از سازمان بدون کاغذ

دسترسي ها در DMS (ارائه ساختار سلسله مراتبی ):

در این سامانه دسترسی ها به گونه ای است که می توان بصورت ماتریسی ( یعنی فیلد و رکورد ) توسط کاربر ارشد برنامه تعریف شود. یعنی میتوان روی تک تک فرمها دسترسی های اصلی : مشاهده ، ورود ، بروز رسانی و حذف اطلاعات  را تعریف کرد. حال چنانچه نیاز باشد تا در هریک از فرمها دسترسی روی رکوردهای آن فرم محدود شود نیز این امکان فراهم شده است.

کلا این بخش قابلیتهای زیر را فراهم می کند:

1. امکان تعريف حوزه هاي مختلف کاري بصورت سلسله مراتبي
2. امکان تعريف نقش هاي مختلف کاري
3. امکان تعيين دسترسي هاي مختلف براي هر نقش
4. امکان تعريف کاربران سامانه (مشخصات فردي و رمز عبور)

امکان تخصيص چند نقش مختلف در دپارتمان هاي مختلف براي يک کاربر

فایل نگار بعد 9 سال تجربه موفق در مدیریت اسناد و آرشیو الکترونیکی وارد سال دهم شد.

قابلیت های نرم افزار :

- قابلیت اتصال به بانکهای اطلاعاتی Oracle , SQL Server  وAccess  با توجه به نياز کاربران
- امکان استفده بصورت تک کاربر و شبکه ای ( Client_Server (
- دارای قفل سخت افزاری که در شبکه فقط بر روی یک سیستم نصب می شود
- امکان تعریف نام و عنوان شرکت  به همراه آرم شرکت جهت نمایش روی گزارشات.
- امکان تهیه نسخه پشتیبان از داخل برنامه